Você é uma Assistente Virtual ou pretende ingressar no ramo? Então você precisa saber que dominar ferramentas digitais é imprescindível para a execução eficiente dos seus projetos.
Pensando nisso, reunimos algumas ferramentas, de fácil acesso, que você deve conhecer e passar a usar diariamente, tendo assim melhores resultados e uma imensa economia de tempo.
1º Gerenciamento de Tempo: Hubstaff / Time Doctor
Se você vai oferecer seus serviços para terceiros ou mesmo precisa monitorar a produtividade de colaboradores de projetos em atividades de atendimento, administrativas e afins; você precisará de uma ferramenta para rastrear a execução do trabalho e dar feedback à clientes.
O Hubstaff e Time Doctor são algumas das ferramentas mais conhecidas e práticas quando o assunto é rastreamento de tempo e envio de relatórios de produtividade.
2º Hospedagem e compartilhamento de Arquivos: Dropbox / Google Drive / Onedrive
Em vários momentos do seu dia você precisará criar e compartilhar arquivos de texto, apresentações, relatórios fotos ou vídeos com outras pessoas. Aqui entra ferramentas como o Dropbox, Google Drive e Onedrive, todas com pacotes de hospedagem limitados, sendo o Google Drive (15 GB) o maior delas.
3º Agendamento/Lembretes e Anotações: Google Agenda, Evernote, Google Keep
Quer eliminar o estresse de querer se lembrar tudo e não consegui? Anote tudo.
Google Agenda, Evernote e Google Keep são ferramentas multiplataformas e podem ser usadas em complemento para deixar sua mente mais tranquila. Você pode usar o Google Agenda e Google Keep para fins pessoais e o Evernote para fins profissionais (e vice-versa), por exemplo.
Crie listas, insira ideias, anexe arquivos, compartilhe com terceiros, defina datas. Anote tudo.
4º Gerenciamento de senhas: Lastpass
O Lastpass é considerada uma das ferramentas mais eficientes e seguras para guardar, criar e compartilhar senhas. Depois de conhecê-la, você não precisará mais usar a mesma senha para todos os serviços na internet, pois o serviço cria e salva senhas inteligentes e altamente seguras através do app e extensão para navegadores.
Você também pode compartilhar suas senhas com terceiros sem precisar mostrá-las, apenas cedendo acesso para a conta do colaborador/cliente através do e-mail.
5º Chat/Troca de mensagens entre equipes: Telegram / Slack
Mistura as conversas profissionais no mesmo WhatsApp nunca foi uma boa ideia. Felizmente, temos opções acessíveis e práticas como o Telegram e Slack.
O Telegram é um mensageiro semelhante ao famoso WhatsApp, mas dificilmente você terá grupos de família e amigos por lá. Dessa forma, ele se torna uma excelente alternativa para manter contato com colaboradores, parceiros e clientes, caso você precise trocar mensagens com muita frequência. Já o Slack é uma ferramenta mais robusta e com diversas integrações profissionais, ideal para criar times, salas de bate-papo organizadas por tópico, grupos privados e mensagens diretas.
6º Vídeo-chamadas/Reuniões online: Skype / Zoom
Diferente das aplicações anteriores, o forte destas ferramentas é a comunicação via videoconferência, para realizar/participar de treinamentos, fazer comunicados, apresentar seus serviços, etc.
7º Gestão de Projetos: Trello / Bitrix24
Você certamente precisará de uma ferramenta para organizar os projetos em que está trabalhando. Trello e Bitrix24 cumprem bem essa tarefa, com designs intuitivos onde você pode elencar tarefas por etapas, definir prazos, inserir colaboradores/parceiros, descrever detalhes, integrar ferramentas como o Slack e Google Drive, dentre outras funções.
O Bitrix24 apresenta outras funcionalidades além do gerenciamento de projetos, como o gestão de equipe, videochamadas, recebimento de dinheiro e automação, então se seu objetivo for apenas gerir projetos recomendamos primeiramente o Trello.
8º Captura de Tela - Nimbus Screenshot / Lighshot
Trabalhando no digital em determinados momentos você precisará capturar a tela do seu computador, seja para verificação posterior, seja para relatório e comprovação. E usar ferramentas nativas do Windows não é a forma mais eficaz de se fazer isso. Felizmente, o Nimbus e Lightshot são ferramentas que além de cumprir com essa demanda, trazem funcionalidades complementares bastante úteis.
O Nimbus Screenshot é mais utilizado em navegadores como o Google Chrome, já o Lightshot atende tanto a web como seu computador em si, bastando instalá-lo no seu sistema operacional.
Bônus: Leitor de Notícias - Feedly
Você pode se perguntar: “Mas porque eu precisaria ler notícias para ser mais produtivo e eficiente no meu trabalho como AV?” Bem, se você quer se manter atualizada sobre seu mercado de atuação e o mercado de seus clientes, você precisará ler os blogs e portais do segmento.
No Feedly, você cria categorias para reunir as fontes de notícias de seu interesse. Por exemplo, se seu cliente atua no ramo de transportes, você pode criar uma categoria específica para o tópico dentro da ferramenta e adicionar os sites/blogs mais relevantes do assunto para manter-se atualizada, sem precisar recorrer ao Google toda vez.
Você também pode reunir os blogs com seus temas favoritos, dessa forma não precisa abrir o navegador para pesquisá-los toda vez que precisar se informar.
Já conhecia todas essas ferramentas ou pretende implementá-las no seu dia a dia? Conta pra gente nos comentários.
Quero muito ser uma excelente assistente de Drop!Fazer a mentoria,já tenho uma boa noção de assistente,mas quero para o futuro me aprofundar melhor em meus conhecimentos...obg..
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